Multifunctionals inkopen: Afweging A3 of A4?

Op het totale printvolume is A4 met 89% het meest gebruikte papierformaat in de kantooromgeving(1). Bij kopiëren wordt 13,1% op A3 gemaakt. Moet een multifunctionele printer ook A3 kunnen printen is dan ook een veelgestelde vraag. Dit artikel helpt u uw keuze nader te bepalen.

De meeste desktop en werkgroep printers kunnen alleen A4 printen en de meeste multifunctionals voor werkgroepen en afdelingen kunnen zowel op A4 en A3 formaat afdrukken. Dit reden hiervan is vooral historisch zo gegroeid: De printerfabrikanten brengen vooral A4 printers op de markt en de traditionele kopieermachine fabrikanten leveren tegenwoordig digitale multifunctionale systemen die kunnen kopiëren, printen, scannen en faxen. Omdat kopieerapparatuur van oorsprong ook A3 formaten konden verwerken, kunnen deze multifunctionals dat ook.

Behoeftebepaling

Bij het bepalen van de inkoopstrategie zal moeten worden gekeken naar de behoefte van de eigen organisatie. Het gebruik van het printen op A3 is met 11% laag (13,1% kopiëren), echter de toegevoegde waarde voor de gebruikers is hoog. A3 wordt gebruikt in de business processen, o.a. voor marktingmateriaal, spreadsheets, projectplanningen, technische tekeningen, posters, banners. Met de opkomst van kleur is er neemt ook het afdrukken op A3 toe naar 12% (kopiëren14,3%).

De zwaardere multifunctionals bieden ook uitgebreidere afwerkopties en kunnen meestal al standaard dubbelzijdig afdrukken. Zo kunnen de systemen worden uitgebreid met de mogelijkheid A3 te vouwen tot geniete A4 brochures. Hiermee hebben bijvoorbeeld marketingafdelingen de mogelijkheid om zelf brochures te vervaardigen, zonder gebruik te behoeven maken van een externe printshop.

Gebruikers hebben vaak geen idee hoe een multifunctional optimaal kan worden gebruikt voor hun bedrijfsproces. Instructie kan hierbij helpen, bijvoorbeeld met instructiekaart, of intranetpagina die de mogelijkheden stap voor stap beschrijft. Hierdoor zou het gebruik van A3 verder kunnen toenemen.

Ondanks dat het A3 volume laag is en iets groeiende met de opkomst van kleur, maken bijna 100% van de medewerkers met enige regelmaat gebruik van de mogelijkheid op A3 te printen of te kopiëren. Engineers, marketeers, communicatiemedewerkers, financieel specialisten en projectmanagers maken relatief veel gebruik de mogelijkheid.

Programma van Eisen

Voor grotere organisaties is het bieden van A3 functionaliteit aan de eindgebruiker een must, net als het bieden van de mogelijkheid om op kleur af te drukken. De vraag is derhalve meer gekoppeld aan de strategische benadering voor de infrastructuur:

• Maximale standaardisatie betekent dat overal in de organisatie, en met name bij het gebruik van flexwerkplekken,  hetzelfde systeem wordt geplaatst. Ongeacht waar gewerkt wordt heeft de medewerker toegang tot de afdrukfunctionaliteit. Via het follow-me concept is ook backup bij storingen e.d. automatisch geregeld. Bij deze oplossing zijn de aanschafkosten hoger, de beheerskosten voor facilitair en ICT aanmerkelijk lager. Aansturing van de papierladen en scanoplossingen gaan overal op identieke wijze.
• Balanced Mix betekent dat op strategische plaatsen de volledige functionaliteit wordt geboden. Wederom bij voorkeur één type apparaat. Op de andere plaatsen wordt een systeem geplaatst met minder functionaliteit, in veel gevallen is een kostenbesparende A4 zwartwit multifunctional dan een goede optie. Gebruikers hebben toegang tot alle functionaliteit, soms op enige afstand. Een voordeel van deze oplossing zijn de lagere kosten.
• Balanced 7 betekent dat u de volgende 7 typen apparatuur gaat inkopen:
  • 1) zware A3 multifunctional zwartwit
  • 2) zware A3 multifunctional kleur
  • 3) lichte A4/A3 multifunctional zwartwit,
  • 4) lichte A4/A3 multifunctional 
  • 5) zwartwit A4 desktop printer
  • 6) kleuren A4 desktopprinter
  • 7) printers voor speciale toepassingen.

De aantallen per type worden bepaald door uw huisvestingssituatie en door de uw organisatie gewenste servicelevel voor de gebruikers. Meer types inkopen wordt afgeraden omdat de facilitaire en ict beheerskosten dan sterk toenemen.

Bij de inzet van verschillende typen/merken zijn de verschillende userinterfaces, printersdrivers en papierlade aansturingen een belangrijk punt van aandacht.

Milieu en Duurzaamheid

A3 multifunctionals zijn groter en gebruiken over het algemeen meer stroom dan een A4 multifunctional of printer. Een multifunctional gebruikt 50% minder stroom dan losse kopieermachine, printer, scanner en fax. Als duurzaamheid een belangrijk onderdeel is van de inkoopstrategie dan zijn meerdere oplossingen om de afdrukinfrasttructuur duurzamer in te richten. Inventariseer het aantal printers, faxen, scanners en kopieermachines en bepaal aan de hand van uw volume de gemiddelde bezettingsgraad. Er zijn veel organisaties waarbij na onderzoek blijkt dat ze bijna 1 apparaat per medewerker hebben staan en waarbij de gemiddelde bezettinggraad van minder dan 3% is, dus 97% van de tijd staat een apparaat niets te doen, maar wel AAN in de spaarstand! Printers worden zelden door gebruikers uitgeschakeld.

Promotie van dubbelzijdig afdrukken, invoering van follow me concepten en  minder systemen inzetten met een hogere bezettinggraad levert een veel duurzamere infrastructuur op.

Infrastructuurbenadering

Multifunctional contracten worden afgesloten voor een periode van 3 tot 5 jaar. In deze periode zal menig organisatie intern verhuizen, van locatie wisselen of fuseren met een andere organisatie. Het verplaatsen van multifunctionals is duur! Het advies is daarom printer en multifunctionals te beschouwen als facilitaire of ICT infrastructuur. Deze verhuisd NIET mee met de medewerkers. De medewerker verhuisd, logt in op de nieuwe werkplek en maakt gebruikt het printsysteem in de buurt van de nieuwe werkplek. Alle leveranciers leveren software die deze werkwijze volledig ondersteund. Bij het inrichten van het flexibele kantoor is het dus van groot belang aandacht te besteden aan de opstelling van de multifunctional.

Succes met uw keuze.

Sources:

1) InfoTrends 2006: A4 vs A3, the balanced approach

Bron: www.docufacts.nl door Johan Koster