Om de hoeveelheid kopieerpapier terug te dringen, zijn er verschillende strategieën:

• papier efficiënter gebruiken (vb. langs twee kanten)

• volumemaatregelen (vb. oplage verminderen)

• papier vervangen door andere informatiedrager (vb. elektronisch)

• psychologische maatregelen

Papier efficiënter gebruiken

Dubbelzijdig printen en kopiëren

Deze maatregel alleen al kan het papiergebruik quasi halveren, en is daarom de belangrijkste van allemaal. Let er bij aankoop van nieuwe printers op dat deze optie voorzien is. Stel kopieerapparaten en printers standaard af op dubbelzijdig afdrukken.

Efficiënte lettertypen en lay-out

De keuze van het lettertype, de lettergrootte, de marges, de lay-out en de standaardinstellingen op de computer kunnen belangrijke papierbesparingen teweegbrengen (grootteorde 15%). Hou bij het opstellen of wijzigen van de huisstijl rekening met een efficiënt gebruik van het bladoppervlak.

Verkleinen

Verslagen, achtergronddocumenten en teksten die alleen 'ter kennisgeving' of 'voor alle zekerheid' gekopieerd worden, maar waarvan verwacht wordt dat ze slechts bij uitzondering echt zullen gelezen worden, kunnen verkleind afgedrukt worden (vb. 2 kantjes op 1 bladzijde).

Gramgewicht verlagen

Voor drukwerk en briefpapier wordt vaak onnodig dik papier gebruikt. Papier van 80 gram is voor het meeste kopieer- en drukwerk meer dan genoeg. Bij krantjes, pamfletten en berichten die slechts een kortstondig bestaan leiden, kan het gramgewicht gerust nog een stuk naar omlaag.

Spellingsprogramma's

Stimuleer het gebruik van spellingsprogramma's op de computer, zodat proefafdrukken vermeden worden.

Afdrukvoorbeeld

Het afdrukvoorbeeld grondig bekijken voordat u de printopdracht uitvoert kan papier en tijd besparen. Internetpagina's worden bijvoorbeeld vaak in hun geheel afgeprint. De lay-out van de afdruk is dikwijls anders geschikt dan op het computerscherm. Door het afdrukvoorbeeld te bekijken controleert u hoeveel pagina's er worden afgedrukt. Wanneer dit te veel is kan het bruikbare stuk tekst gekopieerd en geplakt worden in een tekstverwerker.

Eenzijdig bedrukt papier hergebruiken

Papier dat je niet meer nodig hebt en dat maar aan een kant bedrukt is, kan opnieuw gebruikt worden als kladpapier. Je kan er zelf een kladblok of memo-blok van maken. Ook kan een lade van het kopieertoestel of de printer gevuld worden met eenzijdig bedrukt papier.

Volumemaatregelen

Oplage verminderen

Vaak worden 'voor alle zekerheid' reservekopieën gemaakt of wordt de oplage van drukwerk ruim berekend. Probeer dit telkens zo correct mogelijk te doen.

Groeperen

In plaats van alle collega's apart een mededeling te geven, kan gewerkt worden met prikborden of de 'ad valvas'. Op die manier hoeft maar één kopie gemaakt te worden. Berichten kunnen ook doorgegeven worden of gebundeld in een map die de ronde doet.

Papier vervangen door een andere informatiebron

Gebruik maken van computer, e-mail, internet en intranet kan in theorie sterk bijdragen tot vermindering van het papiergebruik. In de praktijkleidt de inzet van deze moderne technologieën precies tot het omgekeerde: er wordt meer gecommuniceerd (meer berichten en documenten worden uitgewisseld) en aangezien mensen dingen niet graag op scherm lezen of daar geen tijd voor hebben, drukt men de elektronische teksten massaal af.

Gebruik maken van elektronische hulpmiddelen met als doel de papierberg te verkleinen, vereist een verantwoord gebruik ervan. Met dit in het achterhoofd geven we de volgende tips mee.

E-mail in plaats van post

Elektronische post werkt niet alleen snel, maar verbruikt ook geen papier (tenzij het bericht afgedrukt wordt). Bovendien is er ook emissiepreventie, aangezien er geen gewicht hoeft getransporteerd te worden.

CD-RW en diskettes. Dit kan bijvoorbeeld toegepast worden wanneer een document moet doorgegeven worden, maar er geen gebruik gemaakt kan worden van e-mail of internet. Als de persoon die de diskette of cd-rom ontvangt, het document niet afdrukt komt er geen papier aan te pas. Gebruik bij voorkeur herbeschrijfbare cd-roms (rewritables).

Computer

Print geen documenten af die je ook op PC hebt staan. Dubbel klasseren is meestal niet nodig. Zorg dat je een uniform systeem uitwerkt.

Stopzetten van abonnementen

Abonnementen die ook via het internet te raadplegen zijn, kunnen afgezegd worden. Voorbeelden hiervan zijn het Staatsblad, maar ook verschillende wetenschappelijke tijdschriften zijn volledig via het internet te raadplegen.

Computer als fax gebruiken

Tegenwoordig kunnen bepaalde e-mailprogramma's via de modem faxen versturen en ontvangen.

Intra- en internet

Maak gebruik van de mailserver voor interne post. Dit is ideaal voor berichten die iedereen verplicht moet ontvangen, maar niet noodzakelijk moet/zal lezen.

Bij deze maatregelen geldt dus dat een document achteraf niet meer afgeprint of gekopieerd mag worden.

Omdat langdurig kijken naar schermen irriterend kan zijn voor de ogen, zijn juiste instellingen van scherm en achtergrond belangrijk. Zo kan bij de meeste tekstverwerkers het felle wit vervangen worden door bijvoorbeeld grijs.

Psychologische maatregelen

Registreer het papierverbruik

Een systematische registratie kan een aanzet geven tot een zuiniger papierverbruik. Registreer de inkoop, maar ook het gebruik per printer en/of kopieerapparaat. Voor dit laatste is een kopieënteller niet geschikt, want deze telt enkel het aantal kopieën en niet de verbruikte vellen.

Plaatsing kopieermachine

Stel de kopieermachine zichtbaar op, zo ontstaat een vorm van sociale controle en worden misbruiken vermeden.

Instructies

Zorg voor duidelijke instructies bij het kopieerapparaat. Dit zet mensen aan om bijvoorbeeld te verkleinen en dubbelzijdig te kopiëren.