3. Geef medewerkers toegang tot de persoonlijke telecomuitgaven.
4. Onderhandel met telecom operators gebaseerd op uw bedrijfsprofiel.
5. Maak weloverwogen beslissingen als het om telecominnovatie gaat
De tips zijn afkomstig van Ezwim, naar eigen zeggen Europees marktleider op het gebied van Telecom Expense Management (TEM) diensten. Met een goede aanpak zijn niet alleen op korte termijn kosten te besparen, maar zijn ze ook op langere termijn beter in de hand te houden.
Hieronder de uitwerking van deze tips.
1. Krijg inzicht in telecomkosten
De eerste stap om controle te krijgen over telecomuitgaven is inzicht krijgen in telecomgebruik en de kosten die daaraan verbonden zijn binnen de organisatie. Het lijkt voor de hand liggend, maar veel bedrijven weten niet hoeveel toestellen en abonnementen in rekening worden gebracht. Inzicht hebben in telecomuitgaven - per land, per kostenplaats, per gebruiker, etc. - is cruciaal bij het identificeren van mogelijke besparingen.
"Een gemiddelde organisatie kan de kosten van telecomgebruik met 15 tot 20 procent verminderen door gebruik te maken van TEM-methoden'', aldus Ron van Valkengoed, ceo van Ezwim. Een van de belangrijkste voordelen van TEM voor bedrijven is dat het makkelijker wordt om richtlijnen op te stellen en deze vervolgens centraal en automatisch in te voeren. De TEM-service maakt het mogelijk om gedragsregels op maat te maken en te controleren voor werknemers(groepen).
2. Beter managen en voorspellen van kosten
Telecom Expense Management-diensten helpen bedrijven niet alleen het meeste uit hun telecombudgetten te halen, maar helpen bovendien om de toekomstige budgetbehoeften zeer accuraat te voorspellen. Verder zijn TEM-diensten een effectief middel om medewerkers zich te laten houden aan de richtlijnen voor telecomgebruik en kan misbruik snel worden vastgesteld.
3. Geef medewerkers toegang tot de persoonlijke telecomuitgaven
Privégebruik van het zakelijke mobieltje is volgens Ezwim goed voor gemiddeld 30 procent van de kosten. Medewerkers kostenbewust maken is een belangrijke stap in het proces om hen te motiveren slimme keuzes te maken als het om telecomgebruik gaat. Internationaal gebruik van de mobiele telefoon en datakaarten dragen in hoge mate bij aan de telecomkosten van bedrijven. Inzicht in de kosten helpt medewerkers om de juiste beslissingen te nemen zoals welke buitenlandse mobiele telecomoperator je het beste ter plekke kunt gebruiken. Ook helpt het als men op de hoogte is van het feit dat in het buitenland een lokale WiFi verbinding vele malen goedkoper is dan een datakaart. Dit laatste is vooral belangrijk aangezien de kosten voor datagebruik jaarlijks met 100 procent stijgen. Belangrijkste redenen hiervoor zijn het toenemende gebruik van datakaarten en de invoering van BlackBerry's en andere smartphones.
4. Onderhandel met telecomoperators gebaseerd op uw bedrijfsprofiel
Veel bedrijven vergeten stelselmatig hun rekeningen te controleren en te analyseren. Gevolg is dat men aan het einde van het jaar concludeert dat er veel meer is uitgegeven dan vooraf gebudgetteerd. Bedrijven hebben vaak geen realistisch beeld van de bedragen die ze daadwerkelijk aan telecom uitgeven.
Het is daarom niet alleen belangrijk om een compleet inzicht in uw telecomprofiel - in termen van kosten en gebruik van mobiel, data en roaming - te hebben, maar ook van de trends daarbinnen. Deze informatie is essentieel voor het onderhandelen van goede voorwaarden bij telecomoperators.
5. Maak weloverwogen beslissingen als het om telecominnovatie gaat
Beslissingen die te maken hebben met telecominnovatie worden (te) vaak gemaakt op basis van onderbuikgevoel en zijn meestal niet gebaseerd op een rationele analyse van het huidige telecomgebruik en verkeersstromen. Telecom Expense Management maakt ook informatie over telecomgebruik beschikbaar voor het bouwen van een businesscase voor telecominnovaties. Denk hierbij aan de invoering van VOIP. Na invoering van een dergelijke vernieuwing kan met TEM beter inzicht worden verkregen in de acceptatie van de innovatie en de daaraan gekoppelde kosten.
